Gestione dei consensi e trattamento dati: la digitalizzazione di aziende e studi legali.

Come, aziende e studi legali, possono utilizzare le nuove tecnologie alla luce dei nuovi processi di digitalizzazione? Come gestire consensi e trattare i dati in linea con il GDPR?

Ne abbiamo parlato con l’esperto, l’Avv. Antonino Polimeni dello studio Polimeni.Legal, studio specializzato  in diritto d’Internet, privacy e copyright più di 15 anni.

Simona Bia | Il periodo Covid ha accelerato i processi di digitalizzazione anche nell’ambito legale, corretto?

Avv. Polimeni | Sì, non solo il Covid, ma il Covid accompagnato anche ad obblighi percepiti proprio verso le fine del 2019. Da una parte c’è stata la necessità di delocalizzare il lavoro dell’Avvocato, ma anche di tante aziende, ricercando strumenti informatici per ottenere stessi risultati, soprattutto in termini di gestione consensi e sottoscrizioni, contratti e qualsiasi altri tipi di documenti. Anche l’Avvocato che prima era lontano dalla tecnologia, che in realtà semplifica la vita di un’azienda, ora sa perfettamente utilizzare i tool di remote working.

Simona Bia | Citavi prima YesNology. Anche YesNology va in questa direzione: prende un’esigenza normalmente risolta con un mucchio di pezzi di carta a fine giornata e digitalizza il processo con il risultato di una piattaforma che consente di fornire informative e raccogliere consensi online. Al posto dell’informativa, inoltre, può essere introdotto un qualsiasi altro documento, anche un contratto, un incarico, una delega per operare su un conto corrente, se penso ad un commercialista.

Avv. Polimeni | In realtà YesNology fa molto di più. Non raccoglie solo il consenso, ma lo raccoglie conservandolo in un certo modo e dà la possibilità di revocare il consenso. Pe quanto riguarda i consensi privacy, che è un’esigenza di tutte le aziende, nessuna esclusa, YesNology è una piattaforma che l’utente che lo usa in azienda, può in qualsiasi momento acceder per modificare le proprie preferenze con semplicità.  Per esempio ci sono le procedure formalizzate per qualsiasi tipo di sia certificazione che norma di legge: ci sono casi in cui tutti i dipendenti aziendali devono dichiarare di aver preso visione di un file, esempio una policy. Penso anche al contratto a distanza: io invito il mio cliente a firmarlo su YesNology.

Simona Bia | Assolutamente sì! YesNology risolve anche la problematica di rivolgersi a persone non di lingua italiana. Un’azienda italiana che deve raccogliere dati e consensi da soggetti di lingua estera, oltre a introdurre un’informativa tradotta, trova tutti i campi tradotti in YesNology. E questo non è da poco.

Avv. Polimeni | Tu non sai quante volte, quando gestiamo soprattuto le aziende più grandi, e magari siamo DPO, gli interessati fanno richieste di modifiche o desiderano negare il consenso. Ci si perde dietro a tutte queste procedure. Invece con YesNology è tutto semplice e veloce.

Simona Bia | Un DPO può avere l’accesso e verificare la situazione e rimane una cronologia dei consensi degli interessati. Ciò legittima eventuali azioni che intervengono nel lasso di tempo tra consenso e revoca.

Avv. Polimeni | Anche lato firma YesNology è molto utile. L’utilizzo dell’OTP viene inviato sul numero di cellulare dietro cui c’è documento che viene riconosciuto con determinati strumenti dalle compagnie telefoniche quindi c’è un riconoscimento delle persone. Molto importante la possibilità di gradualità della forza della firma: ci sono infatti casi in cui serve smart e veloce, altri casi in cui è necessaria una firma più forte perchè dipende dall’entità e dal valore di quello che si sta andando a sottoscrivere.

Puoi vedere la vide-intervista integrale su Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=pnXl8IDE3rA

È possibile accedere alla demo gratuita di YesNology qui: https://yesnology.com/demo/