Il GDPR tocca inevitabilmente molti aspetti della vita quotidiana e lavorativa delle persone. Anche quando si tratta di ricerca del lavoro e invio del curriculum.

Il curriculum vitae, infatti, contiene dati personali (cioè tutti quei dati riconducibili ad una persona fisica che assumono valenza specifica se la persona a cui si riferiscono è identificata o identificabile). Per questo motivo l’informativa privacy da un lato e l’autorizzazione al trattamento dati dall’altro, sono temi che anche coloro che ricercano lavoro e assumono devono conoscere.

Vediamo nel dettaglio tre importanti aspetti da considerare sull’argomento.

Autorizzazione al trattamento dei dati: candidature spontanee VS posizioni aperte

Una preliminare distinzione da fare per comprendere meglio la materia è quella tra candidature spontanee e posizioni aperte. Più che ai concetti – già chiari di per sé – ci riferiamo alla necessità o meno dell’autorizzazione al trattamento dei dati personali.

Dall’entrata in vigore del GDPR è diventato ormai prassi l’inserimento indistinto dell’autorizzazione al trattamento dei dati personali in calce ai curricula, sia che si tratti di candidature spontanee sia di posizioni aperte. Un comportamento dato soprattutto dal timore diffuso di compiere atti illeciti in campo privacy, che porta a tutelarsi preventivamente e in ogni situazione.

Al contrario di quanto si pensa comunemente, quando si presentano candidature spontanee non è necessario inserire la dicitura con cui si autorizza il trattamento dei dati personali, in quanto il consenso – per definizione – deve essere libero e informato, ovvero deve essere preceduto dalla lettura dell’informativa privacy, in cui vengono chiarite anche le modalità e le tipologie di trattamento dei dati. In questo caso è poco probabile che l’azienda o l’ente a cui si sta inviando il curriculum presenti un’informativa privacy, in quanto non sta facendo recruiting in modo “attivo” e non è tenuta a presentare un’informativa agli eventuali candidati. Il candidato, inserendo l’autorizzazione nel suo cv, fornisce il consenso per un trattamento dati che non può conoscere in quanto solo ipotetico. Se la candidatura spontanea verrà accolta (e quindi si procederà con la raccolta dei dati personali), sarà in quel momento che l’azienda/ente dovrà presentare un’informativa privacy e il candidato dovrà fornire il consenso, che stavolta sarà presumibilmente libero e informato.

Al contrario, quando le aziende o gli enti effettuano una ricerca attiva di personale (e quindi aprono delle posizioni), sono tenute a presentare un’informativa privacy, in quanto raccogliendo i curricula presumibilmente effettueranno anche un trattamento dei dati personali. L’informativa deve essere accettata dal candidato tramite l’apposita autorizzazione al trattamento in calce al cv.

Autorizzazione al trattamento dei dati: le diciture corrette

I riferimenti normativi che trattano questa materia sono il Codice in materia di protezione dei dati personali e il GDPR. Per questo motivo la dicitura da inserire in calce al cv – quando necessaria – è la seguente:

“Autorizzo il trattamento dei miei dati personali presenti nel cv ai sensi del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e del GDPR (Regolamento UE 2016/679).”.

 L’informativa privacy per aziende ed enti

Per quanto riguarda l’informativa privacy che l’azienda/ente deve produrre, è opportuno richiamare il comma 1 dell’articolo 12 del GDPR per chiarire la situazione: «Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all’articolo 34 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici. Se richiesto dall’interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché sia comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato».

I contenuti dell’informativa privacy, così come l’argomento generale, sono trattati in modo più approfondito qui