Navigando su internet oppure leggendo le email nella casella di posta elettronica è facile imbattersi nei cosiddetti “Termini e condizioni”, conosciuti anche come Termini d’uso o Termini di Servizio. Un altro contesto in cui questo documento è sempre presente sono le tab dedicate alla creazione di un account.
Questo documento indica la disciplina legale del rapporto tra chi fornisce un servizio e l’utente che usufruisce di quel servizio. È vincolante dal punto di vista giuridico e per questo deve essere accettato dall’utente (infatti una delle condizioni per la creazione di un account è la spunta della casella “Termini e condizioni”).
Al contrario della Privacy policy, che è finalizzata a tutelare l’utente, il documento Termini e condizioni è una misura di tutela per il Titolare.
Oltre che con la Privacy policy, è importante non confondere il documento Termini e condizioni con la Cookie policy – quella contenuta nel banner che compare sui siti in cui navighiamo –, che indica le modalità (cui si può dare il consenso o meno) tramite cui l’azienda raccoglie i dati.
Questo documento attesta la compliance del Titolare al GDPR (con l’inserimento dell’identità del Titolare del trattamento, delle finalità e delle modalità di trattamento, dei diritti dell’interessato), presenta i servizi offerti e le modalità con cui vengono offerti (ad esempio: condizioni di consegna di un bene), tutela i contenuti del sito, dell’applicazione o dell’email (attraverso i diritti d’autore) e quindi indica le condizioni di utilizzo dei contenuti e/o dei servizi.
I “Termini e condizioni” contengono anche il cosiddetto disclaimer. Altro non è che una clausola di esclusione di responsabilità (la traduzione dall’inglese è “dichiarazione di non responsabilità”), una misura di sicurezza con cui il Titolare avverte l’utente in merito a comportamenti non concessi o comportamenti e azioni di cui non è responsabile. Pensiamo ad esempio a restrizioni legate a limiti di età: alcuni servizi non possono essere usufruiti da persone minorenni, per questo motivo sta all’utente accertarsi di questo vincolo e comportarsi di conseguenza. Le conseguenze della violazione di questa condizione non possono in alcun modo essere imputate all’azienda.
In generale è importante che il documento Termini e condizioni venga aggiornato costantemente e reso ben visibile sul sito, sull’applicazione o nell’email. Allo stesso modo è fondamentale una redazione su misura, perché il documento prima di tutto chiarisce nello specifico qual è l’attività dell’azienda e quali servizi offre. Per questo motivo personalizzare il più possibile il contenuto è molto importante, per rappresentare al meglio i servizi dell’azienda, la sua natura e i suoi processi ed evitare di incorrere in problemi di tipo legale.21
